Tak kenal maka tak sayang, dalam tulisan ini akan mengupas cara kerja pengiriman data dapodik atau yang lebih dikenal dengan sinkronisasi agar para pembaca dapat memahami proses yang terjadi dalam sistem DAPODIK. Proses pengiriman data di dapodik menggunakan metode sinkronisasi yaitu proses penyamaan data Antara data di lokal sekolah dengan data di server dapodik. Beberapa pemahaman tentang sinkronisasi.
1. Kondisi online
Proses pengerjaan aplikasi dapodik dapat dilakukan secara offline , kebutuhan akan internet hanya pada saat sinkronisasi mengingat kondisi sekolah-sekolah seluruh Indonesia belum memiliki akses internet secara merata. Sistem ini di desain pendekatan kemudahan mengooperasikan aplikasi dapodik dengan mempertimbangkan kondisi/ kemampuan infrastruktur di daerah terutama sekolah-sekolah. Kebutuhan akan internet / online hanya pada saat sinkronisasi saja,
2. Sinkronisasi data 2 arah
Pengiriman data atau disebut sinkronisasi metode 2 arah, dimana sekolah mengirimkan data ke server pusat, pun demikian server pusat dapat mengirimkan data pada saat ayng bersamaan ke data lokal sekolah dalam aplikasi Dapodik. Hal ini dapat dimanfaatkan untuk penerbitan NISN (Nomor Induk Siswa Nasional) dalam sistem DAPODIK. Mempercepat layanan dan mempersingkat rantai birokrasi dalan hal penerbitan nomor-nomor administratif. Teknologi ini cocok digunakan dalam layanan sistem informasi pendidikan yang mengedepankan aspek layanan.
3. Lakukan sinkronisasi secara bertahap/ sedikit demi sedikit / incremental
Disarankan proses sinkronisasi dilakukan secara bertahap tanpa menunggu data dapodik selesai di mutakhirkan semua. Hal ini penting karena kaitannya dengan ukuran paket data yang di kirimkan dari sekolah ke server pusat.
Semakin banyak perubahan data di sekolah maka semakin besar pula ukuran paket data yang dikirimkan, maka semakin lama pula proses sinkronisasi. Jika paket data yang di kirimkan sedikit maka durasi proses sinkronisasi akan semakin singkat dan tingkat keberhasilannya semakin tinggi. Oleh karena itu lakukan sinkronisasi sedikit demi sedikit/ incremental agar tingkat keberhasilannya tinggi.
4. Sinkron = back up database lokal
Dalam aplikasi dapodik versi 2018 tidak mengenal fitur back up data lokal. Sebagai penggantinya lakukan sinkronisasi untuk mem”back up” data yang sudah di kerjakan dalam aplikasi dapodik ke server pusat. Jika sudah selesai melakukan sinkronisasi maka data sekolah otomatis ter”back up” dalam database server pusat. Untuk mengambilnya kembali dapat melalui proses generate prefill atau registrasi secara online. Segera lakukan sinkronisasi agar data anda aman dan memiliki back up.
5. Time synthetic / waktu buatan
Teknologi sinkronisasi menggunakan pendekatan waktu buatan/ synthetic time, penjelasannya : data yang di ubah di lokal di catat oleh sistem waktu perubahannya dan waktu terakhir melakukan sinkronisasi. Dengan demikian sistem mengenali perubahan data mana saja yang terjadi di data lokal aplikasi dapodik, selanjutnya proses sinkronisasi hanya mengirimkan perubahan data yang terjadi saja sesuai catatan waktu tersebut baca : delta nya saja yang dikirimkan. Pendekatan ini penting dalam rangka optimasi efektivitas sistem tanpa mewajibkan full online yang memberatkan sekolah dalam pengerjaan aplikasi dapodik dilapangan.
6. Siklus sinkronisasi dan prefill
Habis pakai langsung dibuang/ hilang begitu seharusnya cara kerja prefill. Prefill merupakan database sekolah yang dikemas dalam bentuk file database. Dilarang mengkoleksi prefill atau re-use prefill yang sudah di pakai hal ini untuk menjamin konsistensi data yang sudah pernah di kirimkan dan saat prefill dibuat. Jadi jika anda membutuhkan prefill, lakukan generate ulang dalam sistem, jangan pakai prefill lama.
Kontributor :
Tim Dapodik
